個人でも文書保管は重要な時代に

個人でも文書保管は重要な時代に

個人経営で青色申告を行っている法人でも、きちっとした文書保管をしておかないと、面倒な事になります。

税務調査が入る事は滅多にないと思いますが、ちょっとした書類作成時に必要な書類が無いなど、探し回らないといけない状態にならないようにしましょう。

どんな書類を何年間保存するかは、法律や条例によって決められている事があります。

また、青色申告は一定の要件を満たした、法人が税務署の承認を受けて出来るのです。

その時に提出したり承認を受けた書類は、事業廃止するまで保管しておく必要があり、小さな商売や営業活動であっても、文書保管は重要な事です。

そんな重要な文書をどこに保管しておくかを考え、場所を確保するのも大変な事です。

今、個人でも遺言状を生前に書いておく事を、テレビのCMや新聞広告で宣伝、推奨しています。

そんな文書保管も考えておかなければならない時代になってきたのですかね?

最近、思わぬ災害が起きることが多いので、重要書類に対する備えが必要ですね。

文書保管をする時の注意点は

重要な書類は保管する必要がありますね。

例えば各種保険証書や契約書類、銀行関連の書類などが思い浮かびますが、これらは契約終了までは保管が必要です。

個人では法律で決められた保管年数などは無いので、管理さえしていれば問題は無いです。

ところが企業となると沢山の文書保管が必要で、保管年数も細かく規定されていて大変です。

経理、税務関係の書類の保存期間でも、10年、7年、5年などあり文書の種類も多いです。

総務、庶務関係の書類などは、永久に保存しないといけない文書も有るので、注意が必要です。

文書の量が多くなれば、場所の確保や環境整備も必要になります。

紙や電子媒体で保管する場合などは、水害にも気を付けた場所を選ばないといけないですね。

最近は個人情報などにも、注意をしないといけません。

文書保管を得意とする業者

企業内でその道に、精通した人がいればいいですが、一人では大変だし、その業務だけやっている訳にいきません。

そのため、外部の専門企業に、文書保管を委託する企業も多いようです。

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